Marketlere ve restoranlara mal veren bir toptan gıda dağıtımcısı için işin görünmeyen yükü tahsilattır. Mal teslim edilir, fatura kesilir, ama paranın hesaba geçmesi haftaları, bazen ayları bulur. Bu firma yaklaşık 120 müşterinin vadesini bir defterde ve büyük ölçüde sahibin hafızasında takip etmeye çalışıyordu. Kimin ne zaman ödemesi gerektiğini hatırlamak, vadesi gelenleri aramak ve bunu müşteriyi kırmadan yapmak başlı başına bir işti; ve bu iş çoğu zaman aksıyordu.
Toptan gıda, düşük marjlı ve yüksek hacimli bir sektördür. Kâr, tek bir satışta değil, çok sayıda satışın düzenli dönmesinde gizlidir. Bu döngünün sağlıklı işlemesi için ise paranın zamanında tahsil edilmesi şarttır. Tahsilat aksadığında firma kâğıt üzerinde kâr ediyor görünse bile, kasasında para kalmıyordu. Bir firmanın iflasa sürüklenmesi çoğu zaman kâr edememesinden değil, alacağını zamanında tahsil edememesinden kaynaklanır; bu firma da tehlikeli biçimde o eşiğe yaklaşıyordu.
Uzayan Vadeler Nakit Akışını Zorluyordu
Tahsilatın gecikmesinin bedeli ağırdı. Vadeleri elle takip etmek hem zaman alıyor hem de bazı alacakların tamamen gözden kaçmasına yol açıyordu. Bir müşterinin ödemesi geciktiğinde, bunu fark etmek bile günler sürebiliyordu. Ödeme istemek için telefon açmak ya da mesaj yazmak rahatsız edici bir işti; sahip çoğu zaman bu konuşmayı ertelemeyi tercih ediyor, bu da vadeleri daha da uzatıyordu.
Sonuçta ortalama tahsilat süresi 52 güne çıkmıştı. Paranın iki aya yakın bir süre tahsil edilememesi, firmanın nakit akışını ciddi biçimde zorluyordu. Firma kendi tedarikçisine ödeme yapmakta güçlük çekiyor, bazen yeni mal almak için kredi kullanmak zorunda kalıyordu. Yani müşterilerinin geç ödemesinin faizini, bir anlamda firma kendi cebinden ödüyordu. Bu, büyümeyi engelleyen, sürekli bir nakit sıkışıklığı yaratıyordu.
Devreye MURAT Girdi
Firma alacak takibini MURAT'a bıraktı. MURAT, tüm müşterilerin alacak ve vade kayıtlarını düzenli biçimde takip etti. Vadesi yaklaşan ve vadesi geçen ödemeleri öne çıkararak sahibin neyin acil olduğunu anında görmesini sağladı. Artık hangi müşterinin ne zaman ödemesi gerektiğini hatırlamak sahibin görevi olmaktan çıktı; her şey düzenli ve görünür haldeydi.
En önemlisi, MURAT her müşteri için kibar ama net hatırlatma metinlerini önceden hazırladı. Sahibin "şimdi ne yazsam da kırmamış olsam" diye düşünmesine gerek kalmadı; metin hazırdı, gönderme kararı ise tümüyle kendisindeydi. Bu, tahsilatı hem düzenli hem de müşteri ilişkilerini koruyacak bir nezakette yürütmeyi mümkün kıldı. Hatırlatmalar zamanında ve tutarlı gittiği için müşteriler de ödemeyi geciktirmenin bir alışkanlığa dönüşmeyeceğini gördü.
Bu yaklaşımın inceliği, baskı kurmadan sonuç almasıydı. Toptan gıda işinde müşteri ilişkisi uzun soluklu ve süreklidir; bir ödeme yüzünden ilişkiyi germek, gelecekteki satışları riske atmak demektir. MURAT'ın hazırladığı metinler sert bir tahsilat çağrısı değil, dostane bir hatırlatma niteliğindeydi. Müşteri kendini sıkıştırılmış değil, yalnızca bilgilendirilmiş hissediyordu. Sonuçta sahip, hem alacağını zamanında topluyor hem de yıllardır çalıştığı müşterileriyle ilişkisini koruyordu. Düzenli ve öngörülebilir bir tahsilat ritmi oluştuğunda, müşteriler de bu ritme uyum sağladı; ödeme yapmak, ertelenen bir iş olmaktan çıkıp vadesi geldiğinde doğal olarak yerine getirilen bir adım haline geldi.
Rakamlarla Sonuç: 52 Günden 21 Güne
Sonuçlar nakit akışına doğrudan yansıdı. Ortalama tahsilat süresi 52 günden 21 güne indi; yani firma alacağını neredeyse iki kat hızlı toplamaya başladı. Vadesi geçen alacaklar yüzde 38 azaldı. Düzenli ve zamanında giden hatırlatmalar sayesinde müşteriler ödemelerini sarkıtmamaya başladı; takip, kesintisiz ve günün her saatinde işliyordu.
Sahip, en sevmediği işten, yani para isteme telefonlarından büyük ölçüde kurtuldu ve bu enerjisini yeni müşteri bulmaya ve satışa yöneltti. Nakit akışının düzelmesi, firmanın kendi tedarikçilerine de zamanında ödeme yapabilmesini sağladı; bu da tedarikçilerle daha güçlü bir pazarlık ve daha iyi koşullar anlamına geliyordu. Kasaya zamanında giren para, firmanın büyümesinin önünü açtı. Artık kredi kullanarak mal almak zorunda kalınmıyor, kazanılan kâr faize gitmek yerine işletmede kalıyordu. Düzenli tahsilat, yalnızca bir rahatlama değil, firmanın finansal sağlığını kökten iyileştiren bir dönüşüm oldu.
Bir KOBİ için kârlılık kadar, hatta bazen ondan da fazla, nakit akışının düzenli olması hayati önemdedir. Tahsilatınızı hızlandırmanın işinize ne katacağını görmek için demo sayfasını inceleyebilir, koşullar için fiyatlandırma sayfasına göz atabilirsiniz.
