Projeye özel mobilya üreten bir atölye, işin büyük kısmını daha üretim başlamadan, teklif aşamasında kazanıyor ya da kaybediyordu. Mimarlardan ve son müşterilerden sürekli özel talepler geliyordu; her talep farklı ölçü, farklı malzeme, farklı işçilik demekti. Atölye bu taleplere karşılık ayda yaklaşık 70 teklif çıkarmak zorundaydı. Üretim tarafı güçlüydü, kalite tartışılmıyordu; ama işin kapısını açan teklif süreci darboğazdı ve bu darboğaz, atölyenin gerçek kapasitesini gizliyordu. Projeye özel mobilyada müşteri çoğu zaman aynı anda birkaç atölyeden fiyat alıyordu; dolayısıyla kararı verirken yalnızca ürün değil, teklifin ne kadar hızlı ve düzgün geldiği de tartıya giriyordu. Atölye işin üretimini rahatça yaparken, asıl yarışı teklif masasında kaybediyordu.
Yavaş ve Dağınık Tekliflerin İş Kaçırması
Bu darboğazın bedeli doğrudan kaçan işti. Her teklif elle, dağınık biçimde ve yavaş hazırlanıyordu; kalemler, ölçüler ve fiyatlar her seferinde sıfırdan toparlanıyordu. Aynı tip iş için bile her teklif baştan kuruluyor, bu da hem zaman alıyor hem de tutarsızlığa yol açıyordu.
Hazırlanan teklif çoğu zaman profesyonel bir görünümden uzaktı ve en önemlisi, geç kalıyordu. Projeye özel mobilya gibi rekabetin yoğun olduğu bir alanda müşteri, çoğunlukla hızlı ve düzgün teklif vereni tercih ediyordu; çünkü teklifin düzeni, müşterinin gözünde işin de düzenine dair bir işaretti. Atölye geç kaldığında ya da teklifi dağınık göründüğünde, üretim kalitesi ne kadar iyi olursa olsun iş elden kaçıyordu. Karar çoğu zaman ilk ve en derli toplu teklifi verene gidiyordu. Ayda 70 teklif düşünüldüğünde, her gecikme ve her özensiz sunum birikerek ciddi bir kayıp oluşturuyordu; atölye aslında kazanabileceği işleri masada bırakıyordu.
Devreye BURCU Girdi
Atölye, teklif sürecini BURCU'ya devretti. BURCU, gelen talepten kalemleri ve toplamı alıp düzgün, profesyonel görünümlü bir teklif belgesine döktü. Böylece her teklif sıfırdan kurulmak yerine tutarlı ve düzenli bir yapıyla hızla hazırlanır oldu; aynı kalite ve görünüm her teklifte tekrarlandı. Müşteriye giden belge artık dağınık bir hesap değil, derli toplu bir sunumdu.
BURCU bununla kalmadı; gönderilen tekliflerin durumunu da takip etti. Hangi teklif bekliyor, hangisi onaylandı, hangisi reddedildi sorularının yanıtı tek yerde toplandı. Bu sayede atölye, hangi tekliflerin peşine düşmesi gerektiğini görebildi; daha önce takip edilemediği için unutulan teklifler artık gözden kaçmıyordu. Dönemsel özet sayesinde atölye teklif performansını da izleyebilir hâle geldi; hangi tip işlerde daha başarılı olduğunu görmeye başladı. Yani BURCU hem teklifi hazırlama hızını artırdı hem de teklif sonrası takibi düzene soktu.
Rakamlarla Sonuç
Sonuçlar hem hızda hem de kazançta görüldü. Teklif hazırlığı %63 hızlandı; aynı sürede çok daha fazla ve çok daha düzgün teklif çıkmaya başladı. Bu hız, yoğun dönemlerde müşteriyi bekletmeden, ilk yanıt veren olmak anlamına geliyordu.
Asıl etki ise dönüşümdeydi: hızlı ve profesyonel sunum sayesinde teklif kazanma oranı %24'ten %35'e yükseldi. Bu, aynı sayıda teklifle belirgin biçimde daha fazla iş kazanmak demekti; atölye daha fazla çalışmadan, yalnızca sürecini düzelterek cirosunu büyüttü. Artık geç kaldığı için değil, düzgün ve hızlı teklif verdiği için anılıyordu. Üretimdeki gücünü nihayet teklif masasında da gösterebiliyor, kapıyı açan ilk adımı da kazanır hâle geliyordu.
Bu oran artışının atölye için anlamı büyüktü. Ayda 70 teklifte kazanma oranının %24'ten %35'e çıkması, neredeyse her ay birkaç ek işin daha kazanılması demekti; üstelik bu, hiç ek reklam ya da yeni müşteri arayışı olmadan, yalnızca mevcut talepleri daha iyi değerlendirerek elde edildi. Durum takibi sayesinde bekleyen teklifler de unutulmadı, gerektiğinde nazikçe hatırlatma yapılabildi. Atölye böylece hem teklif veriminde hem de teklif sonrası takipte tutarlı bir düzene kavuştu. Teklif süreci, daha önce iş kaçıran bir zayıf halkayken, artık işi kazandıran bir güce dönüşmüştü.
Düzenli olarak çok sayıda teklif çıkaran ve hız ile sunumun işi belirlediği her atölye için teklif sürecini hızlandırmak doğrudan kazanca dönüşür. Çoğu zaman işi kazanan, en iyi üretimi yapan değil, en hızlı ve en düzgün teklifi sunandır. Nasıl çalıştığını görmek için demoyu inceleyebilir, koşulları öğrenmek için fiyatlandırma sayfasına göz atabilirsiniz.
