Endüstriyel soğutma ve iklimlendirme sistemleri kuran bir firmada işin kalbi tekliftir. Bir soğuk hava deposu, bir market reyon soğutması ya da büyük bir klima projesi için verilen teklif; kalemler, işçilik ve montaj hesaplarının doğru ve hızlı bir biçimde bir araya gelmesini gerektirir. Bu firma için her teklif, sahibinin elle açtığı bir Excel tablosunda, satır satır hesaplanarak hazırlanıyordu. İşin teknik tarafında ustaydılar; sorun teklifin nasıl hesaplandığı değil, ne kadar zaman aldığıydı.
Soğutma sektöründe rekabet yüksektir ve müşteri çoğu zaman aynı işi birkaç firmaya birden sorar. Bu pazarda kazanan, çoğunlukla en hızlı ve en derli toplu teklifi sunan firmadır. Ne yazık ki bu firmanın güçlü olduğu yer teknik bilgiydi, zayıf kaldığı yer ise hızdı.
Geç Kalan Teklif, Kaçan İş Demekti
Bir tek teklifin hazırlanması 60 ila 90 dakika sürüyordu. Tek tük talepte bu yönetilebilir görünse de yoğun dönemlerde tablo tamamen değişiyordu. Aynı gün birkaç talep geldiğinde tekliflerin tümü sıraya giriyor, bazıları ertesi güne, hatta daha sonraya sarkıyordu. Sahip akşamları, mesai bittikten sonra Excel başında teklif yetiştirmeye çalışıyor, bu da hem yorgunluk hem de hata riski demekti.
Müşteri ise beklemiyordu. Bu firma teklifi geciktirdiğinde, müşteri çoktan rakibin teklifini almış, hatta değerlendirmeye başlamış oluyordu. İlk gelen teklif çoğu zaman avantajı kapıyor, geç gelen teklif ise ne kadar iyi hazırlanırsa hazırlansın masaya bile gelemiyordu. Yani mesele yalnızca harcanan zaman değildi; gecikmenin doğrudan kaybedilen iş olarak geri dönmesiydi. Bu yüzden teklifin işe dönüşme oranı yüzde 19'da, yani her beş tekliften ancak birinin iş olmasında takılı kalmıştı.
Devreye BURCU Girdi
Firma teklif sürecini BURCU'ya emanet etti. BURCU, müşteri talebinden yola çıkarak kalemleri ve toplam tutarı düzenli, profesyonel görünümlü bir teklif belgesine döktü. Sahibin Excel'de tek tek uğraştığı biçimlendirme, kalem sıralaması ve toplam hesabı artık tutarlı ve hatasız bir şekilde hazırlanıyordu. Her teklif aynı kurumsal görünüme sahip oluyor, bu da müşteri gözünde firmanın ciddiyetini artırıyordu.
BURCU bununla kalmadı; gönderilen her teklifin durumunu da takip etti. Hangi teklif bekliyor, hangisi onaylandı, hangisi reddedildi; tümü tek bir yerden görülebiliyordu. Böylece sahip, hangi müşteriyi ne zaman geri arayıp takip etmesi gerektiğini de kaçırmıyordu. Daha önce gönderilip unutulan, peşine düşülmeyen teklifler artık sistemli biçimde izleniyor, sıcağı sıcağına dönüş yapılıyordu.
Bu düzen, sahibin işi yönetme biçimini de değiştirdi. Eskiden teklif hazırlamak tek başına bir engeldi; talep geldiğinde "bunu ne zaman oturup yaparım" diye düşünülüyordu. Artık talep, gecikmeden yanıtlanan rutin bir adıma dönüştü. Sahip, müşteriyle telefonda konuşurken bile teklifin kısa sürede hazırlanacağını bilerek daha özgüvenli bir izlenim veriyordu. Üstelik teklif takibinin görünür olması, hangi tür işlerin daha çok kazanıldığını da ortaya koydu; bu da sahibin hangi müşteri ve proje tipine ağırlık vereceğine dair fikir verdi. Yani BURCU sadece tekliflerin hazırlanmasını hızlandırmakla kalmadı, satış sürecinin tamamına bir disiplin ve görünürlük kazandırdı.
Rakamlarla Sonuç: Yüzde 60 Hız, Yükselen Dönüşüm
Değişim ölçülebilirdi. Ortalama teklif hazırlama süresi 90 dakikadan 22 dakikaya indi; bu, yaklaşık yüzde 60 daha hızlı bir süreç demekti. Artık bir müşteri talebi geldiğinde teklif aynı gün, çoğu zaman saatler değil dakikalar içinde yola çıkıyordu. Sahip akşamlarını Excel başında geçirmek zorunda kalmıyor, kazandığı zamanı sahaya, projelere ve yeni müşteri görüşmelerine ayırabiliyordu.
Bu hız doğrudan satışa yansıdı. Teklifin işe dönüşme oranı yüzde 19'dan yüzde 31'e yükseldi. Yani önceden geciktiği için kaybedilen işlerin önemli bir kısmı artık kazanılıyordu. Aynı sayıda teklifle daha fazla iş bağlanması, firmanın cirosuna doğrudan katkı sağladı. Pazarlama bütçesini ya da müşteri sayısını artırmadan, yalnızca süreci hızlandırarak elde edilen bir büyümeydi bu. Hızlı, profesyonel ve takipli bir teklif süreci, firmayı rakiplerinin bir adım önüne taşıdı ve müşteri gözünde "işini bilen, hızlı dönen" bir firma algısı yarattı.
Teklif, çoğu KOBİ için satışın ilk ve en kritik adımıdır; orada kaybedilen hız, sonunda kaybedilen ciro olur. Teklif sürecinizi hızlandırmanın işinize ne kazandırabileceğini görmek için demo sayfasını inceleyebilir, ayrıntılar için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.
